Kommunikationspolicy     

Kommunikation är det viktigaste verktyget för att skapa goda relationer med alla våra intressenter – medlemmar, samarbetspartners, supportrar, andra klubbar, media och samhället i stort. I kontakter med omvärlden ska Lunds BK alltid uppfattas som tydliga, öppna, ärliga och vänliga. Vid varje kontakt finns en möjlighet att skapa en positiv bild av föreningen, att värva en supporter eller samarbetspartner och att vinna någons respekt.

Grund

All kommunikation ska utgå från Lunds BK:s värdegrund och policy.

Kommunikationen ska så långt det är möjligt utformas så att Lunds BK är avsändare för budskapet och inte enskilda personer inom Lunds BK.

Sportchefen ansvarar för och samordnar all kommunikation.

Mål

Målet med Lunds BK:s kommunikation är:

• att vara den främsta källan till information om föreningen,

• att kommunicera om allt som händer i föreningen,

• att kommunikationen ska vara korrekt, saklig och informativ,

• att skapa en positiv bild av föreningen,

• att väcka och sprida intresse för föreningen,

• att skapa intresse för föreningens arrangemang,

• att kommunicera föreningens ståndpunkt i olika frågor,

• att kommunicera brett med alla olika intressenter i åtanke.

Kommunikationskanaler

Lunds BK:s officiella kommunikationskanaler är vår hemsida, vår Facebook, vår Twitter, våra presskommunikéer, våra medlemsutskick och våra programblad. Därutöver köper vi utrymme i olika media (t.ex. TV, radio, annonser, affischer, bilagor). Alla dessa kanaler samordnas av sportchefen.

Intern kommunikation

Grunden för en bra kommunikation ligger i en god intern kommunikation. Alla anställda ska få information om och känna till vad de olika delarna i verksamheten består av, vilka aktiviteter som pågår samt vilka beslut som fattas och varför. Interna informationsmöten ska hållas regelbundet.

Informationsflöde

Ordförande ansvarar för att informera styrelsen om det operativa arbetet.

Ordförande ansvarar för att organisationen informeras om vad som händer på övergripande nivå i föreningen.

Sportchefen ansvarar för att sprida information till övriga delar av organisationen så fort beslut fattas, åtgärder vidtas, aktiviteter planeras eller om man uttalar sig i media om något som är av större vikt eller som berör andra i organisationen.

Personligt informationsansvar

Det ligger också på var och en att kontinuerligt ge all sådan information till kollegor som behövs för att de ska kunna utföra sitt arbete på ett bra och effektivt sätt. Även om huvudprincipen är att information ska förmedlas till dem som berörs ligger det också på var och en att aktivt söka information om vad som händer i klubben och sådant som är relevant för ens arbete.

Extern kommunikation – officiella uttalanden

Lunds BK ska tala med en gemensam röst utåt. Det skapar trovärdighet och igenkänning och ger oss kontroll över vad som sägs och hur det sägs. Därför är det viktigt att rätt personer uttalar sig om rätt saker vid rätt tillfälle.

Styrelse

Styrelsen har rätt att uttala sig i alla frågor som rör föreningen. Dock ska fokus ligga på frågor av strategisk karaktär.

Styrelsen uttalar sig genom ordföranden. I enskilda frågor kan styrelsen utse särskilda styrelseledamöter att uttala sig.

Organisation

Ordförande är föreningens officiella talesman och kan uttala sig i alla frågor. För strategiska frågor (långsiktiga, ideologiska eller på annat sätt av vikt för föreningens verksamhetsinriktning) ska svaren vara förankrade hos styrelsen.

När ordförande inte är anträffbar träder sportchefen in.

Ordföranden kan överlåta åt andra personer i organisationen att uttala sig i enskilda frågor. Om uttalanden kan förmodas vara känsliga eller direkt eller indirekt påverkar andra delar av organisationen ska de stämmas av med ordförande i förväg.

Sport

Sportchefen uttalar sig för sportorganisationen. När sportchefen inte är anträffbar träder ordförande in.

Chefstränaren uttalar sig om laget, lagets prestationer och lagets spel. Chefstränaren kan, om frågan eller situationen motiverar det, överlåta åt andra i ledarstaben att uttala sig. Om chefstränaren inte är tillgänglig träder annars sportchefen in.

Chefstränaren kan delegera till Lunds BK:s läkare eller sjukgymnast att uttala sig om spelarskador.

Uttalanden ska endast ske efter avstämning med chefstränare och sportchef.

Om sportchefen inte är tillgänglig vid frågor om lagets administration och planering träder chefstränare in.

Lagkaptenen är talesman för spelartruppen.

Ungdomsansvarig uttalar sig om ungdomsverksamheten och ungdomslag.

Extern kommunikation – svar på frågor

Lunds BK ska svara på frågor och hålla våra intressenter informerade.

Normalt sett ska frågor besvaras inom 24 timmar. Alla frågor ska besvaras inom tre arbetsdagar. Om det tar längre tid att besvara en fråga därför att informationen inte finns tillgänglig ska svar skickas som talar om varför svaret dröjer och när svaret beräknas komma.

Vi svarar inte på frågor från anonyma frågeställare och inte på rena påhopp och frågor av oförskämd karaktär.

Frågor av sekretesskaraktär ska inte besvaras. Ordförande avgör vilka områden som är sekretessbelagda. (Sekretessbelagda frågor besvaras med ”inga kommentarer” och hänvisning till att vi inte uttalar oss i denna typ av frågor.)

Tränare och spelare ska vara tillgängliga för frågor i samband med träningar och vid andra tillfällen enligt de regler som gäller i svenska och internationella överenskommelser och enligt en kommunikationsplan som fastställs av ordförande i samråd med sportchef och chefstränare.

Publikationer

Sportchefen ansvarar för all publicerad kommunikation (som hemsida, Facebook, Twitter, pressmeddelande, medlemsutskick, programblad samt andra publikationer). Sportchefen beslutar om hur och när information ska publiceras. Som klubbens officiella talesman och i egenskap av chef över den operativa verksamheten äger ordförande alltid rätt att ta beslut kring publicering.